La contabilidad de costes o contabilidad analítica no es una práctica obligada por la administración, pero es muy recomendable para facilitar la gestión en empresas con un mínimo de complejidad.
Implica realizar una serie de procesos de descargas o reubicación de costes o ventas en un entorno analítico espejo de la contabilidad con el objetivo de convertir los datos puramente contables del diario de apuntes oficial en datos que reflejen la gestión y los resultados reales de cada área o grupo de negocio, es decir, datos que nos permitan entender la realidad de nuestro negocio i nos permitan tomar decisiones y determinar estrategias de futuro.
No es nada recomendable realizar movimientos de centros de coste o descargas de coste utilizando el diario de apuntes de la empresa, esto nos puede dar lugar a generar apuntes que compliquen el análisis puramente contable o financiero.
La contabilidad de costes debe de realizarse en un entorno paralelo al de la contabilidad, partiendo de la base de nuestra contabilidad y a partir de los apuntes contables. Siguiendo criterios acordados entre dirección y las distintas áreas, atribuir a cada área lo que ha vendido y al mismo tiempo lo que ha gastado o consumido, dotando al mismo tiempo de significado más allá de la retórica de la cuenta contable y del centro de coste.
Vamos a imaginar una empresa con un área central con dirección, compras y soporte comercial, marketing y almacenes y dos delegaciones con comerciales una para el área norte y la otra para el área sur.
En la cuenta de resultados contable, la agrupación de los centros de coste de cada área nos podría quedar reflejada tal y como muestra la fig. 1.
Estos datos contables nos podrían dar lugar a un análisis algo ingenuo y concluir que las delegaciones son muy rentables y que la central, a pesar de tener un resultado operativo muy bueno, gasta demasiado y por tanto tiene un resultado de área relativamente bajo.
Si aplicamos los principios de la contabilidad de costes y atribuimos la parte de costes en que la central ha incurrido para dar soporte a las delegaciones y adicionalmente desglosamos que parte de los costes de la central son para I+D, la foto que nos queda de nuestra empresa es bastante diferente tal y como muestra la fig. 3.
A la luz de la contabilidad de costes, vemos claramente que la central realiza un volumen muy importante de servicios para las delegaciones. Por ejemplo, una parte muy importante de las horas del personal de dirección comercial de la central se dedica a las delegaciones, y una parte importante del trabajo de almacenes o de los departamentos de marketing y compras es atribuible a las delegaciones.
Todos estos costes que la contabilidad escondía en los centros de coste de la central, tras realizar la descarga de costes, resulta que la central pasa a tener un resultado muy interesante y el de las delegaciones resulta más discreto. Adicionalmente, si identificamos las horas que se han dedicado a I+D (diseño de nuevos productos, pruebas, etc..) y los descargamos a un centro de coste virtual de I+D, aún vemos más destacable el resultado del área central respecto a las delegaciones.
Utilizar las herramientas de contabilidad de costes que nos ofrece Microsoft Dynamics 365 Business Central o Microsoft Dynamics NAV, nos permite crear un entorno paralelo a la contabilidad en el que podamos hacer repartos de centros de coste y traspasos de costes de manera sencilla y segura, y obtengamos una visión de rentabilidad la empresa muy profunda y sencilla de entender.
La base de la contabilidad analítica es la traducción de las dimensiones de la contabilidad clásica a centros de coste de contabilidad analítica, las cuentas contables a tipos de coste y las dimensiones de producto a objetos de coste.
Una vez definidos los centros de coste, tipos de coste y objetos de coste, transmitimos de manera periódica todos los movimientos de contabilidad al entorno de contabilidad de costes.
A partir de aquí se definen los traspasos periódicos de costes y las asignaciones de centros de coste en base a unidades de reparto y se ejecutan los procesos de reparto, una vez todos estos datos están ya en el sistema ya solo hace falta crear reportes de análisis que utilicen el entorno de contabilidad de costes y ya tenemos contabilidad de costes en nuestra empresa.
Finalmente, destacar que la contabilidad de costes no es únicamente para real, también tiene un entorno presupuestario.
