La gestión de compras es uno de los procesos más importantes dentro de cualquier hotel, y, al mismo tiempo, uno de los más complejos. No hace falta gestionar una gran cadena hotelera para encontrarse con esta realidad. Un único hotel con varios restaurantes, bares, room service, economato, spa, mantenimiento y diferentes almacenes ya puede gestionar diariamente decenas de solicitudes de compra, pedidos, recepciones de mercancía, devoluciones, transferencias entre almacenes e inventarios.
Cuando hablamos de un resort, un complejo hotelero o una cadena con varios establecimientos, esa complejidad aumenta todavía más. Cada departamento tiene necesidades diferentes, cada establecimiento puede trabajar con proveedores distintos, y la dirección necesita mantener el control sobre costes, presupuestos, inventarios, proveedores y procesos de compra. Sin embargo, en muchas organizaciones, este proceso continúa dependiendo de correos electrónicos, llamadas telefónicas, hojas Excel o incluso mensajes de WhatsApp.
El resultado suele repetirse una y otra vez: solicitudes que se pierden, compras realizadas fuera de los proveedores homologados, pedidos urgentes difíciles de controlar, recepciones sin registrar correctamente, inventarios poco fiables... Y un exceso de tiempo dedicado a tareas administrativas que aportan muy poco valor. La consecuencia no es únicamente una pérdida de eficiencia, es una pérdida de control sobre uno de los procesos que mayor impacto económico tiene en cualquier establecimiento hotelero.
El verdadero proceso de compras comienza mucho antes del pedido
Existe una idea muy extendida que conviene desmontar desde el principio: comprar no consiste en generar un pedido, comprar empieza cuando aparece una necesidad. Puede ser un jefe de cocina que necesita reponer materias primas, Housekeeping solicitando nuevos amenities, el departamento de mantenimiento solicitando una pieza para reparar una avería, el spa necesitando nuevos consumibles, o un restaurante organizando un evento especial que requiere una compra extraordinaria. Todo esto puede ocurrir perfectamente dentro del mismo hotel durante una sola mañana.
Cuando cada una de estas necesidades llega por un canal diferente, utilizando procedimientos distintos y sin una trazabilidad clara, el problema ya existe antes incluso de emitir el pedido al proveedor. Por eso las organizaciones más eficientes no digitalizan únicamente los pedidos, digitalizan todo el proceso de compras. Y ahí es donde un software de e-Procurement aporta realmente valor.
Los principales problemas de la gestión de compras en hoteles
A medida que un hotel crece, también lo hace la complejidad de su proceso de compras. No importa si hablamos de un único establecimiento o de una cadena hotelera. Los problemas suelen ser prácticamente los mismos.
- Solicitudes realizadas por distintos canales sin un procedimiento común.
- Compras fuera de los proveedores homologados.
- Falta de trazabilidad sobre quién solicita, aprueba o recibe cada compra.
- Compras urgentes difíciles de controlar.
- Recepciones parciales sin registrar correctamente.
- Diferencias entre lo pedido y lo recibido.
- Albaranes en papel difíciles de localizar.
- Inventarios desactualizados.
- Exceso o rotura de stock.
- Falta de información fiable para tomar decisiones.
La mayoría de estos problemas no tienen su origen en el departamento de Compras, sino que se producen porque el proceso no está estandarizado desde el momento en que aparece la necesidad.
¿Qué debe ofrecer un software de gestión de compras para hoteles?
Un software moderno de gestión de compras debe cubrir todo el ciclo operativo, desde la solicitud inicial hasta la actualización automática del inventario. Su objetivo no es únicamente agilizar el trabajo administrativo, debe ofrecer al departamento de Compras una visión global de todas las necesidades de la organización. Y aquí es donde muchas soluciones se quedan cortas.
Cuando las solicitudes de compra de distintos departamentos, almacenes, hoteles o incluso sociedades del mismo grupo empresarial se centralizan en una única pantalla, el departamento de Compras deja de limitarse a tramitar pedidos, empieza a tomar decisiones estratégicas: puede consolidar necesidades de compra procedentes de distintos centros, lanzar procesos de licitación entre varios proveedores o agrupar pedidos para incrementar el volumen de compra. Y puede negociar mejores condiciones económicas gracias a una visión global de toda la demanda de la organización.
Digitalizar las compras no solo permite comprar más rápido, permite comprar mejor. Y, sobre todo, negociar mejor.
Una solución moderna de e-Procurement debería permitir gestionar:
- Solicitudes de compra.
- Flujos de aprobación.
- Pedidos a proveedores o a una central de compras.
- Comentarios asociados a cada pedido.
- Plantillas para compras recurrentes.
- Gestión de licitaciones entre proveedores.
- Consolidación de solicitudes procedentes de distintos departamentos, almacenes o sociedades.
- Agrupación de pedidos para optimizar el volumen de compra.
- Compras directas para necesidades urgentes.
- Recepciones completas y parciales.
- Gestión de devoluciones indicando el motivo.
- Transferencias entre almacenes.
- Inventarios generales o parciales.
- Ajustes de stock.
Cuando todo este proceso se gestiona desde un único sistema, desaparecen los procesos paralelos, se reducen los errores y aumenta significativamente el control sobre las compras.
El ciclo completo de una compra en un hotel
Una compra no empieza cuando se envía un pedido al proveedor. Y tampoco termina cuando el camión descarga la mercancía. En realidad, una compra forma parte de un proceso mucho más amplio, en el que intervienen distintos departamentos, responsables y proveedores.
Todo comienza cuando un usuario detecta una necesidad y genera una solicitud de compra. A partir de ese momento, la solicitud puede seguir el flujo de aprobación definido por la organización, garantizando que cada compra sea autorizada por la persona adecuada antes de convertirse en un pedido.
Una vez aprobada, el departamento de Compras dispone de una visión global de todas las solicitudes pendientes. En lugar de generar automáticamente un pedido por cada solicitud, puede consolidar necesidades procedentes de distintos departamentos, almacenes, hoteles o incluso diferentes sociedades del grupo.
Esta visión global permite tomar decisiones mucho más estratégicas. Por ejemplo, agrupar varias solicitudes en un único pedido para aumentar el volumen de compra y negociar mejores condiciones con el proveedor, o iniciar un proceso de licitación para comparar ofertas antes de realizar la compra. De este modo, el departamento de Compras deja de limitarse a tramitar pedidos y pasa a convertirse en un área capaz de generar ahorros reales para la organización.
Una vez emitido el pedido, el proceso continúa con la recepción de la mercancía, el registro de posibles incidencias, las devoluciones si fueran necesarias, la actualización automática del inventario y el análisis posterior de toda la información.
Cuando todo este flujo se gestiona desde un único sistema, la organización gana en eficiencia, control y capacidad de decisión.
La recepción de mercancías es tan importante como el pedido
Muchas organizaciones consideran que el proceso de compras finaliza cuando el proveedor entrega la mercancía. Sin embargo, la realidad es muy diferente. Es precisamente durante la recepción donde aparecen gran parte de las incidencias que afectan posteriormente al inventario y a la gestión del hotel: la entrega puede ser parcial, puede haber diferencias entre las cantidades solicitadas y las realmente recibidas, puede ser necesario cambiar la unidad de medida de un artículo, puede detectarse un producto en mal estado que deba devolverse, o simplemente puede ser necesario conservar una fotografía del albarán para mantener toda la documentación asociada a la compra.
Registrar correctamente toda esta información es fundamental. Si la recepción no refleja la realidad, tampoco lo hará el inventario. Y cuando el inventario deja de ser fiable, las decisiones de compra también dejan de apoyarse en datos fiables. Por eso la recepción de mercancías no debe entenderse como un proceso independiente, debe formar parte del mismo flujo digital que comienza con la solicitud de compra y termina con la actualización del stock.
Mucho más que compras: almacenes, inventarios y movimientos internos
La gestión de compras no termina cuando la mercancía entra en el almacén. Un hotel necesita mover productos continuamente entre distintos almacenes y puntos de consumo. Es habitual transferir mercancía desde el economato hacia la cocina, desde el almacén central hacia un restaurante o desde un establecimiento hacia otro cuando forman parte del mismo grupo. Todo ello debe quedar registrado para mantener un control exacto del stock disponible en cada ubicación.
Además de las transferencias, también resulta imprescindible realizar inventarios generales o parciales, corregir diferencias mediante ajustes de stock y controlar todos los movimientos internos que se producen diariamente.
Cuando estas operaciones forman parte del mismo entorno de trabajo, desaparecen las duplicidades y toda la organización trabaja siempre sobre un único dato actualizado en tiempo real.
Todos los departamentos participan en el proceso de compras
Una de las principales particularidades del sector hotelero es que el proceso de compras no depende exclusivamente del departamento de Compras. Prácticamente todos los departamentos del hotel generan necesidades de compra y participan, de una forma u otra, en el proceso:
| Departamento | Ejemplos de compras |
| Cocina | Alimentación, bebidas y materias primas |
| Restaurantes y Bares | Menaje, bebidas y consumibles |
| Housekeeping | Amenities, productos de limpieza y ropa |
| Mantenimiento | Herramientas, recambios y material técnico |
| Recepción | Material de oficina y consumibles |
| Spa & Wellness | Cosmética y productos específicos |
| Economato | Reposición y control de almacén |
| Dirección | Aprobaciones, seguimiento y control |
Cuantos más departamentos intervienen, mayor es la necesidad de trabajar siguiendo un procedimiento homogéneo. Digitalizar el proceso permite que todos los usuarios trabajen bajo las mismas reglas, independientemente del departamento al que pertenezcan, garantizando la trazabilidad completa de cada solicitud, cada aprobación y cada pedido.
La movilidad ya no significa trabajar únicamente desde una tablet
Durante los últimos años, la movilidad ha supuesto un gran avance para los departamentos de Compras, Cocina, Economato o Mantenimiento. Poder gestionar solicitudes de compra desde una tablet o un ordenador portátil permitió eliminar gran parte del papel y agilizar numerosos procesos.
Sin embargo, la forma de trabajar dentro de un hotel ha seguido evolucionando. Hoy, los responsables de almacén recorren continuamente las instalaciones, los jefes de cocina apenas pasan tiempo delante de un ordenador, los responsables de mantenimiento se desplazan constantemente entre diferentes zonas del hotel y los directores supervisan varios departamentos durante toda la jornada. Y todos tienen algo en común: siempre llevan un smartphone en el bolsillo.
Por eso la movilidad ya no consiste únicamente en disponer de una aplicación web, sino en ofrecer una experiencia diseñada específicamente para utilizarse desde el dispositivo que realmente acompaña al usuario durante toda su jornada laboral.
Próximamente: IM E-Procurement optimizado para smartphones
En IM Projects seguimos evolucionando IM E-Procurement para adaptarlo a la forma real de trabajar de los profesionales del sector hotelero.
Nuestra solución ya permite gestionar todo el proceso de compras mediante una Web App accesible desde ordenadores y tablets. El siguiente paso será ofrecer una experiencia completamente optimizada para smartphones, una interfaz diseñada específicamente para teléfonos móviles, permitiendo que los usuarios puedan generar solicitudes de compra, consultar pedidos pendientes, recepcionar mercancías, gestionar devoluciones o realizar inventarios desde cualquier lugar, con la rapidez y comodidad que exige la operativa diaria de un hotel.
Porque la movilidad ya formaba parte de IM E-Procurement, y muy pronto también llegará al dispositivo más utilizado por cualquier profesional del sector.
¿Por qué elegir una solución nativa para Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Muchas soluciones de e-Procurement funcionan como aplicaciones independientes conectadas al ERP mediante integraciones. Aunque este modelo puede resolver determinadas necesidades, también implica mantener sincronizaciones entre aplicaciones, gestionar posibles duplicidades de información y depender de procesos de integración.
IM E-Procurement sigue una filosofía completamente diferente. Es una extensión certificada y nativa para Microsoft Dynamics 365 Business Central. Esto significa que todo el proceso de compras se ejecuta directamente sobre Business Central, comparte la misma base de datos, la misma seguridad, los mismos usuarios, la misma lógica de negocio, y el mismo dato.
No existen sincronizaciones entre aplicaciones, ni duplicidades de información, ni un software de compras independiente. Existe un único sistema que amplía las capacidades de Business Central y permite gestionar todo el proceso de compras desde una única plataforma. Ese es uno de los principales valores diferenciales de IM E-Procurement.
IM E-Procurement: diseñado para hoteles y cadenas hoteleras
IM E-Procurement ha sido desarrollado específicamente para hoteles independientes, resorts, complejos hoteleros, cadenas hoteleras y grupos de restauración que necesitan profesionalizar y digitalizar completamente su proceso de compras.
Desde una única solución es posible gestionar:
- Solicitudes de compra.
- Flujos de aprobación.
- Pedidos a proveedores.
- Pedidos a una central de compras.
- Comentarios asociados a cada compra.
- Plantillas de pedidos.
- Licitaciones entre proveedores.
- Consolidación de necesidades de compra procedentes de distintos departamentos, almacenes, hoteles o sociedades.
- Agrupación de pedidos para negociar mejores condiciones económicas gracias a un mayor volumen de compra.
- Compras directas para necesidades urgentes.
- Recepciones completas y parciales.
- Fotografías de albaranes.
- Gestión de devoluciones indicando el motivo.
- Transferencias entre almacenes.
- Inventarios generales y parciales.
- Ajustes de stock.
- Reporting de compras.
Todo ello funcionando de forma nativa sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central, manteniendo un único dato para toda la organización. Y muy pronto, también con una experiencia completamente optimizada para smartphones.
Conclusión
La digitalización de las compras ya no consiste únicamente en sustituir el papel por una aplicación. Consiste en transformar completamente la forma en que un hotel o una cadena hotelera gestiona sus necesidades de compra: desde la solicitud inicial hasta la recepción de mercancías, desde la negociación con proveedores hasta el control del inventario, desde la consolidación de pedidos hasta la toma de decisiones basada en datos fiables. Y, muy pronto, también desde el dispositivo que acompaña a los profesionales durante toda su jornada: el smartphone.
Los hoteles que liderarán la transformación digital en los próximos años no serán necesariamente los que compren más rápido. Serán aquellos que consigan controlar todo su proceso de compras desde una solución nativa en Microsoft Dynamics 365 Business Central, trabajando siempre sobre un único dato, un único proceso y una única plataforma.
