¿Por qué la gestión de stocks en hostelería es tan compleja?
La hostelería es, probablemente, uno de los entornos más complejos que existen para la gestión de stocks. A diferencia de otros sectores, donde la producción se realiza mediante órdenes planificadas y procesos repetitivos, en restauración la producción es esencialmente extemporánea:
Esto significa que el consumo de materias primas y el descuento de stock no se producen durante un proceso industrial previo, sino a posteriori, en el instante en que se registra la venta del plato en el punto de venta. Cada receta desencadena automáticamente el consumo de ingredientes y productos asociados, generando una operativa extremadamente dinámica y compleja de controlar.
A esta dificultad se suma otro factor clave: la imposibilidad de reproducir siempre las recetas de manera completamente idéntica. Las variaciones naturales en la preparación, especialmente en productos frescos, hacen que el control de costes y stock requiera una precisión y una capacidad de adaptación mucho mayores que en otros sectores.
La recepción de compras: uno de los mayores retos de la hostelería
Uno de los procesos donde históricamente hemos detectado mayor complejidad es en la recepción y conciliación de compras.
Durante años hemos desarrollado soluciones como IM Warehouse o IM E-Procurement para simplificar la recepción de mercancías tanto en entornos industriales como en cadenas de restauración y retail. Nuestro objetivo siempre ha sido facilitar al máximo la recepción de productos, agilizando la conciliación entre pedido, albarán y stock real.
La realidad operativa del día a día en hostelería
Sin embargo, la hostelería presenta una realidad muy distinta a la de un almacén logístico tradicional.
En una empresa industrial o logística, la gestión de stock se realiza en almacenes especializados, con personal dedicado exclusivamente a tareas de recepción, picking, ubicación y control de mercancías, apoyados además por avanzados sistemas de gestión de almacén.
En cambio, en un restaurante, toda esa operativa debe realizarse dentro del propio establecimiento y con muchos menos recursos. Además, estas tareas recaen sobre profesionales cuya función principal no es la logística, sino la cocina, el servicio al cliente o la gestión del restaurante. Cocineros, camareros o responsables de sala deben asumir también, como tarea secundaria, la recepción de mercancías, la revisión de pedidos y la creación de albaranes de compra.
Esto provoca que, en muchas ocasiones, la recepción de compras no pueda realizarse con la puntualidad y el nivel de detalle deseable. Como consecuencia, pueden aparecer en el sistema aparentes faltas puntuales de stock, diferencias de costes o desviaciones temporales que posteriormente se corrigen al registrar el albarán, pero que dejan trazabilidad y dificultan enormemente un análisis preciso de márgenes, consumos y rentabilidad.
Aunque hemos trabajado intensamente para simplificar estos procesos con nuestras herramientas de software y hacerlos más ágiles y accesibles, la realidad es que siguen siendo tareas administrativas que el personal del restaurante percibe como alejadas de su actividad principal y de la experiencia de servicio al cliente.
Smart Document Reception: la IA aplicada a la recepción de albaranes
Precisamente aquí es donde la inteligencia artificial ha supuesto un cambio radical.
Gracias a nuestra nueva solución basada en IA, ahora es posible recepcionar un albarán de compra en el restaurante simplemente realizando una fotografía desde un dispositivo móvil. La inteligencia artificial se encarga automáticamente de interpretar el documento, validar la información y registrar el albarán directamente en el ERP.
Esto permite reducir drásticamente el tiempo dedicado a tareas administrativas, mantener el stock permanentemente actualizado y mejorar la experiencia de trabajo del personal del restaurante, eliminando procesos repetitivos y de bajo valor añadido.
Una Inteligencia Artificial preparada para la complejidad de la hostelería
Pero desarrollar esta solución no ha sido sencillo. Tras más de 20 años de experiencia en el sector de la hostelería, hemos tenido que adaptar la herramienta a toda la complejidad inherente al negocio de la restauración, especialmente en productos frescos. Variaciones de precio, diferentes formatos de presentación, cambios de unidades de medida —como pedir pescado por unidades y recibirlo por kilos o cajas—, promociones, productos entregados sin coste o modificaciones constantes en tarifas son situaciones habituales que la inteligencia artificial debe ser capaz de interpretar correctamente. Por ello, el desarrollo ha requerido una enorme profundidad funcional y la programación de múltiples casuísticas específicas para garantizar una automatización realmente eficaz y fiable.
El resultado es una herramienta capaz de reducir significativamente los tiempos de recepción, mejorar la puntualidad y precisión del stock y aumentar de forma notable el control de costes y precios de compra. Al registrar directamente los precios reales del albarán, cualquier análisis posterior de márgenes, consumos o rentabilidad se vuelve mucho más exacto y fiable.
Además, el ERP incorpora múltiples mecanismos de control y validación capaces de detectar automáticamente desviaciones sobre precios pactados, diferencias respecto a pedidos realizados o costes por encima de tarifas establecidas, manteniendo siempre el equilibrio fundamental entre control y flexibilidad que exige el sector de la hostelería.
