Atreveix-te i descobreix les interioritats del teu negoci amb la comptabilitat de costos de Microsoft Dynamics 365 Business Central

posted in: Dynamics NAV

La comptabilitat de costos o comptabilitat analítica no és una pràctica obligada per l’administració, però és molt recomanable per a facilitar la gestió en empreses amb un mínim de complexitat.

Implica realitzar una sèrie de processos de descàrregues o reubicació de costos o vendes en un entorn analític mirall de la comptabilitat amb l’objectiu de convertir les dades purament comptables del diari d’apunts oficial en dades que reflecteixin la gestió i els resultats reals de cada àrea o grup de negoci, és a dir, dades que ens permetin entendre la realitat del nostre negoci i ens permetin prendre decisions i determinar estratègies de futur.

No és gens recomanable realitzar moviments de centres de cost o descàrregues de cost utilitzant el diari d’apunts de l’empresa, això ens pot donar lloc a generar apunts que compliquin l’anàlisi purament comptable o financer.

La comptabilitat de costos ha de realitzar-se en un entorn paral·lel al de la comptabilitat, partint de la base de la nostra comptabilitat i a partir dels apunts comptables. Seguint criteris acordats entre direcció i les diferents àrees, atribuir a cada àrea el que ha venut i al mateix temps el que ha gastat o consumit, dotant al mateix temps de significat més enllà de la retòrica del compte comptable i del centre de cost.

Anem a imaginar una empresa amb una àrea central amb direcció, compres i suport comercial, màrqueting i magatzems i dues delegacions amb comercials una per a l’àrea nord i l’altra per a l’àrea sud.

En el compte de resultats comptable, l’agrupació dels centres de cost de cada àrea ens podria quedar reflectida tal com mostra la fig. 1.

Aquestes dades comptables ens podrien donar lloc a una anàlisi una mica ingenu i concloure que les delegacions són molt rendibles i que la central, tot i tenir un resultat operatiu molt bo, gasta massa i per tant té un resultat d’àrea relativament baix.

Si apliquem els principis de la comptabilitat de costos i atribuïm la part de costos en que la central ha incorregut per donar suport a les delegacions i addicionalment desglossem que part dels costos de la central són per a R + D, la foto que ens queda de la nostra empresa és força diferent tal com mostra la fig. 3.

A la llum de la comptabilitat de costos, veiem clarament que la central realitza un volum molt important de serveis per a les delegacions. Per exemple, una part molt important de les hores del personal de direcció comercial de la central es dedica a les delegacions, i una part important de la feina de magatzems o dels departaments de màrqueting i compres és atribuïble a les delegacions.

Tots aquests costos que la comptabilitat amagava en els centres de cost de la central, després de realitzar la descàrrega de costos, resulta que la central passa a tenir un resultat molt interessant i el de les delegacions resulta més discret. Addicionalment, si identifiquem les hores que s’han dedicat a R + D (disseny de nous productes, proves, etc …) i els descarreguem a un centre de cost virtual de R + D, encara veiem més destacable el resultat de l’àrea central respecte a les delegacions.

 

Utilitzar les eines de comptabilitat de costos que ens ofereix Microsoft Dynamics 365 Business Central o Microsoft Dynamics NAV, ens permet crear un entorn paral·lel a la comptabilitat en el que puguem fer repartiments de centres de cost i traspassos de costos de manera senzilla i segura, i obtinguem una visió de rendibilitat de l’empresa molt profunda i senzilla d’entendre.

La base de la comptabilitat analítica és la traducció de les dimensions de la comptabilitat clàssica a centres de cost de comptabilitat analítica, els comptes comptables a tipus de cost i les dimensions de producte a objectes de cost.

Un cop definits els centres de cost, tipus de cost i objectes de cost, transmetem de manera periòdica tots els moviments de comptabilitat a l’entorn de comptabilitat de costos.

A partir d’aquí es defineixen els traspassos periòdics de costos i les assignacions de centres de cost en base a unitats de repartiment i s’executen els processos de repartiment, un cop totes aquestes dades estan ja en el sistema ja només cal crear informes d’anàlisi que utilitzin l’entorn de comptabilitat de costos i ja tenim comptabilitat de costos a la nostra empresa.

Finalment, destacar que la comptabilitat de costos no és únicament per a real, també té un entorn pressupostari.