Per què la gestió d’estocs en hostaleria és tan complexa?
L’hostaleria és, probablement, un dels entorns més complexos que existeixen per a la gestió d’estocs. A diferència d’altres sectors, on la producció es realitza mitjançant ordres planificades i processos repetitius, en restauració la producció és essencialment extemporània.
Això significa que el consum de matèries primeres i el descompte d’estoc no es produeixen durant un procés industrial previ, sinó a posteriori, en l’instant en què es registra la venda del plat al punt de venda. Cada recepta desencadena automàticament el consum d’ingredients i productes associats, generant una operativa extremadament dinàmica i complexa de controlar.
A aquesta dificultat s’hi suma un altre factor clau: la impossibilitat de reproduir sempre les receptes de manera completament idèntica. Les variacions naturals en l’elaboració, especialment en productes frescos, fan que el control de costos i d’estoc requereixi una precisió i una capacitat d’adaptació molt superiors a les d’altres sectors.
La recepció de compres: un dels grans reptes de l’hostaleria
Un dels processos on històricament hem detectat més complexitat és en la recepció i conciliació de compres.
Durant anys hem desenvolupat solucions com IM Warehouse o IM E-Procurement per simplificar la recepció de mercaderies tant en entorns industrials com en cadenes de restauració i retail. El nostre objectiu sempre ha estat facilitar al màxim la recepció de productes, agilitzant la conciliació entre la comanda, l’albarà i l’estoc real.
La realitat operativa del dia a dia en hostaleria
Tanmateix, l’hostaleria presenta una realitat molt diferent de la d’un magatzem logístic tradicional.
En una empresa industrial o logística, la gestió d’estoc es realitza en magatzems especialitzats, amb personal dedicat exclusivament a tasques de recepció, picking, ubicació i control de mercaderies, recolzats a més per avançats sistemes de gestió de magatzems.
En canvi, en un restaurant, tota aquesta operativa s’ha de dur a terme dins del mateix establiment i amb molts menys recursos. A més, aquestes tasques recauen sobre professionals la funció principal dels quals no és la logística, sinó la cuina, el servei al client o la gestió del restaurant. Cuiners, cambrers o responsables de sala han d’assumir també, com a tasca secundària, la recepció de mercaderies, la revisió de comandes i la creació d’albarans de compra.
Això provoca que, en moltes ocasions, la recepció de compres no es pugui realitzar amb la puntualitat i el nivell de detall desitjable. Com a conseqüència, poden aparèixer al sistema aparents mancances puntuals d’estoc, diferències de costos o desviacions temporals que posteriorment es corregeixen en registrar l’albarà, però que deixen traçabilitat i dificulten enormement una anàlisi precisa de marges, consums i rendibilitat.
Tot i que hem treballat intensament per simplificar aquests processos amb les nostres eines de programari i fer-los més àgils i accessibles, la realitat és que continuen sent tasques administratives que el personal del restaurant percep com a allunyades de la seva activitat principal i de l’experiència de servei al client.
Smart Document Reception: la IA aplicada a la recepció d’albarans
Precisament aquí és on la intel·ligència artificial ha suposat un canvi radical.
Gràcies a la nostra nova solució basada en IA, ara és possible recepcionar un albarà de compra al restaurant simplement fent una fotografia des d’un dispositiu mòbil. La intel·ligència artificial s’encarrega automàticament d’interpretar el document, validar la informació i registrar l’albarà directament a l’ERP.
Això permet reduir dràsticament el temps dedicat a tasques administratives, mantenir l’estoc permanentment actualitzat i millorar l’experiència de treball del personal del restaurant, eliminant processos repetitius i de baix valor afegit.
Una Intel·ligència Artificial preparada per a la complexitat de l’hostaleria
Però desenvolupar aquesta solució no ha estat senzill. Després de més de 20 anys d’experiència en el sector de l’hostaleria, hem hagut d’adaptar l’eina a tota la complexitat inherent al negoci de la restauració, especialment en productes frescos. Variacions de preu, diferents formats de presentació, canvis d’unitats de mesura —com demanar peix per unitats i rebre’l per quilos o caixes—, promocions, productes lliurats sense cost o modificacions constants en tarifes són situacions habituals que la intel·ligència artificial ha de ser capaç d’interpretar correctament. Per això, el desenvolupament ha requerit una enorme profunditat funcional i la programació de múltiples casuístiques específiques per garantir una automatització realment eficaç i fiable.
El resultat és una eina capaç de reduir significativament els temps de recepció, millorar la puntualitat i precisió de l’estoc i augmentar de manera notable el control de costos i preus de compra. En registrar directament els preus reals de l’albarà, qualsevol anàlisi posterior de marges, consums o rendibilitat esdevé molt més exacta i fiable.
A més, l’ERP incorpora múltiples mecanismes de control i validació capaços de detectar automàticament desviacions sobre preus pactats, diferències respecte a les comandes realitzades o costos per sobre de les tarifes establertes, mantenint sempre l’equilibri fonamental entre control i flexibilitat que exigeix el sector de l’hostaleria.
