La gestió de compres és un dels processos més importants dins de qualsevol hotel, i alhora un dels més complexos. No cal gestionar una gran cadena hotelera per trobar aquesta realitat. Un únic hotel amb diversos restaurants, bars, room service, economat, spa, manteniment i diferents magatzems ja pot gestionar diàriament desenes de sol·licituds de compra, comandes, recepcions de mercaderia, devolucions, transferències entre magatzems i inventaris.
Quan parlem d'un resort, complex hoteler o cadena amb diversos establiments, aquesta complexitat augmenta encara més. Cada departament té necessitats diferents, cada establiment pot treballar amb proveïdors diferents i la direcció necessita mantenir el control sobre costos, pressupostos, inventaris, proveïdors i processos de compra. No obstant això, a moltes organitzacions, aquest procés continua depenent de correus electrònics, trucades telefòniques, fulls Excel o fins i tot missatges de WhatsApp.
El resultat sol repetir-se una vegada i una altra: sol·licituds que es perden, compres realitzades fora dels proveïdors homologats, comandes urgents difícils de controlar, recepcions sense registrar correctament, inventaris poc fiables... I un excés de temps dedicat a tasques administratives que aporten molt poc valor. La conseqüència no és únicament una pèrdua d'eficiència, és una pèrdua de control sobre un dels processos que té més impacte econòmic en qualsevol establiment hoteler.
El veritable procés de compres comença molt abans de la comanda
Hi ha una idea molt estesa que convé desmuntar des del principi: comprar no consisteix a generar una comanda, comprar comença quan apareix una necessitat. Pot ser un cap de cuina que necessita reposar primeres matèries, Housekeeping sol·licitant nous amenities, el departament de manteniment sol·licitant una peça per reparar una avaria, l'spa necessitant nous consumibles, o un restaurant organitzant un esdeveniment especial que requereix una compra extraordinària. Tot això pot passar perfectament dins del mateix hotel durant un sol matí.
Quan cadascuna d'aquestes necessitats arriba per un canal diferent, utilitzant procediments diferents i sense una traçabilitat clara, el problema ja existeix fins i tot abans d'emetre la comanda al proveïdor. Per això, les organitzacions més eficients no digitalitzen únicament les comandes, digitalitzen tot el procés de compres. I és aquí on un programari d'e-Procurement aporta realment valor.
Els principals problemes de la gestió de compres en hotels
A mesura que un hotel creix, també ho fa la complexitat del procés de compres. Tant se val si parlem d'un únic establiment o d'una cadena hotelera. Els problemes solen ser pràcticament els mateixos.
- Sol·licituds realitzades per diferents canals sense un procediment comú.
- Compres fora dels proveïdors homologats.
- Manca de traçabilitat sobre qui sol·licita, aprova o rep cada compra.
- Compres urgents difícils de controlar.
- Recepcions parcials sense registrar correctament.
- Diferències entre allò demanat i allò rebut.
- Albarans en paper difícils de localitzar.
- Inventaris desactualitzats.
- Excés o ruptura d'estoc.
- Manca d'informació fiable per prendre decisions.
La majoria d'aquests problemes no tenen l'origen al departament de Compres, sinó que es produeixen perquè el procés no està estandarditzat des del moment que apareix la necessitat.
Què ha d'oferir un programari de gestió de compres per a hotels?
Un programari de gestió de compres modern ha de cobrir tot el cicle operatiu, des de la sol·licitud inicial fins a l'actualització automàtica de l'inventari. El seu objectiu no és únicament agilitzar el treball administratiu; ha d'oferir al departament de Compres una visió global de totes les necessitats de l'organització. I aquí és on moltes solucions es queden curtes.
Quan les sol·licituds de compra de diferents departaments, magatzems, hotels o fins i tot societats del mateix grup empresarial se centralitzen en una única pantalla, el departament de Compres deixa de limitar-se a tramitar comandes, comença a prendre decisions estratègiques: pot consolidar necessitats de compra procedents de diferents centres, llençar processos de licitació entre diversos proveïdors o agrupar comandes per incrementar el volum de compra. I pot negociar millors condicions econòmiques gràcies a una visió global de tota la demanda de lorganització.
Digitalitzar les compres no només permet comprar més ràpid, permet comprar millor. I, sobretot, negociar millor.
Una solució moderna d'e-Procurement hauria de permetre gestionar:
- Sol·licituds de compra.
- Fluxos daprovació.
- Comandes a proveïdors oa una central de compres.
- Comentaris associats a cada comanda.
- Plantilles per a compres recurrents.
- Gestió de licitacions entre proveïdors.
- Consolidació de sol·licituds procedents de diferents departaments, magatzems o societats.
- Agrupació de comandes per optimitzar el volum de compra.
- Compres directes per a necessitats urgents.
- Recepcions completes i parcials.
- Gestió de devolucions indicant-ne el motiu.
- Transferències entre magatzems.
- Inventaris generals o parcials.
- Ajustaments d'estoc.
Quan tot aquest procés es gestiona des d'un únic sistema, desapareixen els processos paral·lels, es redueixen els errors i augmenta significativament el control sobre les compres.
El cicle complet d'una compra a un hotel
Una compra no comença quan s'envia una comanda al proveïdor. I tampoc no acaba quan el camió descarrega la mercaderia. En realitat, una compra forma part d'un procés molt més ampli, en què intervenen diferents departaments, responsables i proveïdors.
Tot comença quan un usuari detecta una necessitat i genera una sol·licitud de compra. A partir d'aquest moment, la sol·licitud pot seguir el flux d'aprovació definit per l'organització i garantir que cada compra sigui autoritzada per la persona adequada abans de convertir-se en una comanda.
Un cop aprovada, el departament de Compres disposa d‟una visió global de totes les sol·licituds pendents. En lloc de generar automàticament una comanda per cada sol·licitud, podeu consolidar necessitats procedents de diferents departaments, magatzems, hotels o fins i tot diferents societats del grup.
Aquesta visió global permet prendre decisions molt més estratègiques. Per exemple, agrupar diverses sol·licituds en una única comanda per augmentar el volum de compra i negociar millors condicions amb el proveïdor, o iniciar un procés de licitació per comparar ofertes abans de fer la compra. D'aquesta manera, el departament de Compres deixa de limitar-se a tramitar comandes i es converteix en una àrea capaç de generar estalvis reals per a l'organització.
Un cop emesa la comanda, el procés continua amb la recepció de la mercaderia, el registre de possibles incidències, les devolucions si fossin necessàries, l'actualització automàtica de l'inventari i l'anàlisi posterior de tota la informació.
Quan tot aquest flux es gestiona des d'un únic sistema, l'organització guanya eficiència, control i capacitat de decisió.
La recepció de mercaderies és tan important com la comanda
Moltes organitzacions consideren que el procés de compres finalitza quan el proveïdor lliura la mercaderia. Tot i això, la realitat és molt diferent. És precisament durant la recepció on apareixen gran part de les incidències que afecten posteriorment l'inventari i la gestió de l'hotel: el lliurament pot ser parcial, pot haver-hi diferències entre les quantitats sol·licitades i les realment rebudes, pot ser necessari canviar la unitat de mesura d'un article, pot detectar-se un producte en mal estat que s'hagi de retornar, o simplement pot ser necessari conservar una fotografia de l'hotel.
Registrar correctament tota aquesta informació és fonamental. Si la recepció no reflecteix la realitat, tampoc no ho farà l'inventari. I quan l'inventari deixa de ser fiable, les decisions de compra també deixen de donar suport a dades fiables. Per això, la recepció de mercaderies no s'ha d'entendre com un procés independent, ha de formar part del mateix flux digital que comença amb la sol·licitud de compra i acaba amb l'actualització de l'estoc.
Molt més que compres: magatzems, inventaris i moviments interns
La gestió de compres no acaba quan la mercaderia entra al magatzem. Un hotel necessita moure productes contínuament entre diferents magatzems i punts de consum. És habitual transferir mercaderia des de l'economat cap a la cuina, des del magatzem central cap a un restaurant o des d'un establiment cap a un altre quan formen part del mateix grup. Tot això ha de quedar registrat per mantenir un control exacte de l'estoc disponible a cada ubicació.
A més de les transferències, també resulta imprescindible fer inventaris generals o parcials, corregir diferències mitjançant ajustaments d'estoc i controlar tots els moviments interns que es produeixen diàriament.
Quan aquestes operacions formen part del mateix entorn de treball, desapareixen les duplicitats i tota l'organització sempre treballa sobre una única dada actualitzada en temps real.
Tots els departaments participen en el procés de compres
Una de les principals particularitats del sector hoteler és que el procés de compres no depèn exclusivament del departament de Compres. Pràcticament tots els departaments de l'hotel generen necessitats de compra i participen, d'una manera o altra, en el procés:
| Departament | Exemples de compres |
| Cuina | Alimentació, begudes i matèries primeres |
| Restaurants i Bars | Parament, begudes i consumibles |
| Housekeeping | Amenities, productes de neteja i roba |
| Manteniment | Eines, recanvis i material tècnic |
| Recepció | Material d'oficina i consumibles |
| Spa & Wellness | Cosmètica i productes específics |
| Economat | Reposició i control de magatzem |
| Direcció | Aprovacions, seguiment i control |
Com més departaments intervenen, més gran és la necessitat de treballar seguint un procediment homogeni. Digitalitzar el procés permet que tots els usuaris treballin sota les mateixes regles, independentment del departament a què pertanyin, garantint la traçabilitat completa de cada sol·licitud, cada aprovació i cada comanda.
La mobilitat ja no vol dir treballar únicament des d'una tauleta
Durant els darrers anys, la mobilitat ha suposat un gran avenç per als departaments de Compres, Cuina, Economat o Manteniment. Poder gestionar sol·licituds de compra des d'una tauleta o un ordinador portàtil va permetre eliminar gran part del paper i agilitzar nombrosos processos.
Tot i això, la manera de treballar dins d'un hotel ha continuat evolucionant. Avui, els responsables de magatzem recorren contínuament les instal·lacions, els caps de cuina gairebé no passen temps davant d'un ordinador, els responsables de manteniment es desplacen constantment entre diferents zones de l'hotel i els directors supervisen diversos departaments durant tota la jornada. I tots tenen alguna cosa en comú: sempre porten un smartphone a la butxaca.
Per això, la mobilitat ja no consisteix únicament a disposar d'una aplicació web, sinó a oferir una experiència dissenyada específicament per utilitzar-se des del dispositiu que realment acompanya l'usuari durant tota la jornada laboral.
Properament: IM E-Procurement optimitzat per a smartphones
A IM Projects seguim evolucionant IM E-Procurement per adaptar-lo a la forma real de treballar dels professionals del sector hoteler.
La nostra solució ja permet gestionar tot el procés de compres mitjançant una Web App accessible des d'ordinadors i tauletes. El següent pas serà oferir una experiència completament optimitzada per a smartphones, una interfície dissenyada específicament per a telèfons mòbils, permetent que els usuaris puguin generar sol·licituds de compra, consultar comandes pendents, rebre mercaderies, gestionar devolucions o fer inventaris des de qualsevol lloc, amb la rapidesa i comoditat que exigeix l'operativa diària d'un hotel.
Perquè la mobilitat ja formava part d'IM E-Procurement, i ben aviat també arribarà al dispositiu més utilitzat per qualsevol professional del sector.
Per què escollir una solució nativa per a Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Moltes solucions d'e-Procurement funcionen com a aplicacions independents connectades a l'ERP mitjançant integracions. Tot i que aquest model pot resoldre determinades necessitats, també implica mantenir sincronitzacions entre aplicacions, gestionar possibles duplicitats dinformació i dependre de processos dintegració.
IM E-Procurement segueix una filosofia completament diferent. És una extensió certificada i nativa per a Microsoft Dynamics 365 Business Central . Això vol dir que tot el procés de compres s'executa directament sobre Business Central, comparteix la mateixa base de dades, la mateixa seguretat, els mateixos usuaris, la mateixa lògica de negoci i la mateixa dada.
No hi ha sincronitzacions entre aplicacions, ni duplicitats dinformació, ni un programari de compres independent. Hi ha un únic sistema que amplia les capacitats de Business Central i permet gestionar tot el procés de compres des d'una única plataforma. Aquest és un dels principals valors diferencials de l'IM E-Procurement.
IM E-Procurement: dissenyat per a hotels i cadenes hoteleres
IM E-Procurement ha estat desenvolupat específicament per a hotels independents, resorts, complexos hotelers, cadenes hoteleres i grups de restauració que necessiten professionalitzar i digitalitzar completament el seu procés de compres.
Des d'una única solució és possible gestionar:
- Sol·licituds de compra.
- Fluxos d'aprovació.
- Comandes a proveïdors.
- Comandes a una central de compres.
- Comentaris associats a cada compra.
- Plantilles de comandes.
- Licitacions entre proveïdors.
- Consolidació de necessitats de compra procedents de diferents departaments, magatzems, hotels o societats.
- Agrupació de comandes per negociar millors condicions econòmiques gràcies a un major volum de compra.
- Compres directes per a necessitats urgents.
- Recepcions completes i parcials.
- Fotografies d'albarans.
- Gestió de devolucions indicant-ne el motiu.
- Transferències entre magatzems.
- Inventaris generals i parcials.
- Ajustaments d'estoc.
- Reporting de compres.
Tot això funcionant de forma nativa sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central , mantenint una única dada per a tota l'organització. I molt aviat, també amb una experiència completament optimitzada per a smartphones.
Conclusió
La digitalització de les compres ja no consisteix únicament a substituir el paper per una aplicació. Consisteix a transformar completament la manera com un hotel o una cadena hotelera gestiona les seves necessitats de compra: des de la sol·licitud inicial fins a la recepció de mercaderies, des de la negociació amb proveïdors fins al control de l'inventari, des de la consolidació de comandes fins a la presa de decisions basada en dades fiables. I, ben aviat, també des del dispositiu que acompanya els professionals durant tota la jornada: l'smartphone.
Els hotels que lideraran la transformació digital en els propers anys no seran necessàriament els que comprin més ràpid. Seran aquells que aconsegueixin controlar tot el seu procés de compres des d'una solució nativa a Microsoft Dynamics 365 Business Central , treballant sempre sobre una única dada, un únic procés i una única plataforma.
