Cómo prevenir y gestionar el hurto interno

Cuando se piensa en las amenazas para el negocio, el hurto en las tiendas es probablemente el número uno. La idea de que alguien robe cientos de euros de productos en una bolsa gigante y se vaya con ellos es horripilante. Desafortunadamente, hay una amenaza que podría estar aún más arriba en la lista: los empleados.

Un estudio global sobre el robo en comercios minoristas encontró que los empleados roban un promedio de 1890€ en robos, mientras que el ladrón de tiendas promedio “sólo” está alrededor de 438€. Eso es bastante chocante. Por supuesto, debe enfatizarse que sólo una pequeña minoría de los empleados roban activamente. También añadir que muchos de los empleados bien intencionados pueden contribuir accidentalmente a las pérdidas cometiendo errores durante el recuento de inventario o malentendiendo las políticas o descuentos y dándolas en el momento equivocado.

Tipos de robo de empleados en el comercio minorista

Hay numerosas formas en las que un empleado puede robar activamente a un minorista en estos días, pero aquí hay algunas principales:

Robo de productos

Los empleados pueden robar productos, ya sea para guardarlos para sí mismos o para venderlos en algún lugar de Internet. Un método clásico para robar productos es esconder algo en la basura cuando lo sacan, que luego sacarán del contenedor. Los empleados también pueden esconder pequeños objetos en su bolso o en los bolsillos.

Robo de tarjetas de regalo

El robo de tarjetas de regalo es muy popular en estos días, en gran parte porque es difícil de detectar. Hay varios métodos para llevar a cabo esta estafa, pero por lo general, los empleados emitirán reembolsos falsos a las tarjetas de regalo que conservarán. También pueden darle a un cliente que compra una tarjeta de regalo una tarjeta de regalo en blanco mientras se queda con la tarjeta cargada. Esta forma de fraude es peligrosa. En la tienda insignia de Sak, en la Quinta Avenida, un empleado pudo conseguir 130.000 dólares en devoluciones falsas hace unos años.

“Cariño”

“Cariño” es cuando un cajero opta por no cobrar a un amigo o miembro de la familia. También puede ser cuando un cajero falsamente da su descuento de la tienda a sus amigos o miembros de la familia.

Robo de identidad

Este método final de robo interno puede no estar dirigido contra la tienda, pero está dentro de la misma agrupación de actividades y podría costar a la tienda su reputación. Los empleados del comercio minorista tienen amplias oportunidades para robar la identidad de los clientes. En una tienda, por ejemplo, se suelen no sólo aceptar tarjetas de crédito por teléfono, sino también números de seguro social si se quiere abrir una tarjeta de crédito para alguien. Los empleados tienen, como mínimo, cientos de oportunidades al año para utilizar el número de seguro social y la información de la tarjeta de crédito de un cliente.

Skimming

Los empleados han estado robando la parte superior de la caja registradora durante años. Los empleados que saben que no suele importar una discrepancia de unos pocos euros en el cajón de dinero en efectivo pueden aprovecharse sacando lentamente una cantidad bastante grande de dinero en efectivo con el tiempo.

¿Por qué roban los empleados?

Es probable que haya tantas razones como ladrones, pero a menudo se trata de un empleado descontento. Tal vez estén robando para vengarse de la tienda por alguna razón. Quizás es porque piensan que se merecen un aumento que no han recibido. Quizás es porque están en una mala situación financiera y realmente necesitan ayuda. Pero no todos los empleados roban por estas razones tampoco. Algunos, como los que participan en el “cariño”, pueden creer que sólo están ayudando a un amigo con sus beneficios laborales. Algunos ni siquiera se dan cuenta de que en realidad están robando a la tienda.

Cómo prevenir el robo interno

Lo primero que hay que saber es que lo mejor es simplemente evitar que estas situaciones sucedan. Una vez que un empleado está robando, puede ser una situación difícil de manejar. Incluso puede ser una situación peligrosa para la persona que se enfrenta al ladrón.

1. Verificar los antecedentes de todos los empleados nuevos.

Realizar una verificación de antecedentes es un proceso bastante estándar que ayudará a eliminar cualquier huevo malo claro por adelantado. Mikal E. Belicove de Forbes tiene algunos buenos consejos:

  • Sugiere que aunque use la verificación de antecedentes, no use “la caja”. Eso significa, no pregunte a alguien si tiene antecedentes penales en su solicitud de papel sólo para eliminar a la gente. Lleve a cabo las entrevistas primero y conozca a alguien primero para evitar la discriminación innecesaria.
  • Sea consistente y ejecute el mismo proceso en cada solicitante.
  • Busque patrones, en lugar de un solo acto bueno o malo.
  • Utilice una agencia profesional.

2. Asegurar que todos los empleados estén bien entrenados en las políticas para prevenir pérdidas accidentales.

Como se mencionó anteriormente, los empleados pueden cometer errores en el trabajo. Si está entrando el número incorrecto de inventario o dando el descuento incorrecto, los errores suceden y realmente pueden sumar.

Trabaje con sus empleados para que conozcan sus políticas y verifiquen su trabajo. Por ejemplo, hay empleados que desconocen la naturaleza de los descuentos y cuando se revisan los recibos se detecta el error. És importante formar a los empleados y asegurarse que entienden todas las promociones ya que puede evitar pérdidas a la larga indeseadas.

3. Utilizar un moderno software de gestión de inventario y de puntos de venta para facilitar el control de las discrepancias.

Ciertamente se podrían auditar los recibos todos los días, semanas o meses para tratar de descubrir patrones de pérdida en la tienda. Pero también puede implementar un moderno sistema de gestión de inventario y de puntos de venta (TPV) para obtener todo esos informes todos los días. Estos informes facilitarán la detección de patrones (por ejemplo, si la caja registradora ha bajado unos cuantos euros de forma constante) y permitirán darse cuenta de lo que falta cuando se realicen comprobaciones de inventario.

4. Contar los cajones de efectivo todos los días.

Contar los cajones de dinero en efectivo todos los días para mantener un control completo de la cantidad de dinero en efectivo que hay en ellos en todo momento es importante. Ejecutar estos conteos disuadirá el skimming y ayudará a detectarlo también.

5. Usar un sistema de compañeros para la basura.

Dado que la basura es un método popular para el robo de empleados, se sugiere que los empleados saquen la basura juntos. Es menos probable que los ladrones traten de meter algo en la bolsa de basura cuando alguien los está observando.

Este consejo es doblemente bueno, también, porque tener a dos personas sacando la basura es típicamente más seguro que tener a una persona sacando la basura.

6. Pedir a los empleados que revisen las maletas de los demás antes de que se vayan por el día.

Este consejo es un poco incómodo. Siempre que un empleado sale de la tienda, el gerente de turno puede registrar el bolso antes de salir. En el cierre, el empleado que sale con el gerente también revisa la bolsa del gerente. Siempre era un poco incómodo sostener el bolso y dejar que otra persona lo revise, y siempre será bastante incómodo ser la persona que revisaba el bolso, pero ciertamente lo hace más difícil para cualquiera que desee salir con un artículo en el bolso.

7. Implementar software de vigilancia.

El software de vigilancia ya no es sólo cámaras de vídeo. Ahora las cámaras están equipadas con un software que puede ayudarles a detectar actividades tales como “sweethearting” y alertar del problema. Es bastante increíble. Estos sistemas son especialmente buenos para documentar casos de robo de empleados.

8. Mantener contentos a los empleados.

Los empleados felices son mejores para un negocio. Son más productivos y menos propensos a robar. El sector minorista en su conjunto no ha sido el mejor a la hora de velar por que sus empleados estén contentos, pero tanto Starbucks como Costco destacan. Starbucks, por ejemplo, ha eliminado la brecha salarial de género en sus tiendas de EE.UU. y ayuda a pagar la educación universitaria de sus empleados. Costco comienza sus empleados a $11.50 la hora y contrata casi exclusivamente desde dentro. Pagar a los empleados un pago justo (aunque no se pueda pagar el nivel de Costco) y hacer lo que sea para proporcionarles un ambiente de trabajo feliz puede repercutir en un menor hurto interno y más productividad.

¿Qué sucede después de que alguien roba?

Los empleados todavía podrían robar, incluso con los mejores esfuerzos por parte de la dirección. Una vez que eso sucede, ¿qué puede hacerse?

1. Recopilar y documentar tantas pruebas como sea posible.

Lo primero es lo primero – no se puede acusar a un empleado de robo. Si se equivoca o no puede probarse, la empresa puede enfrentarse a represalias legales. En su lugar, debe documentarse cuidadosamente todo lo que se pueda. También se debe realizar auditorías, recopilar recibos y reúnir las secuencias de vídeo correctas.

Joseph Addams, un agente de prevención de pérdidas de terceros, dice que a veces permite que un empleado robe unas cuantas veces más antes de enfrentarse al ladrón, sólo para asegurarse de que tiene un caso documentado y hermético.

2. Llamar a la policía local para pedir consejo.

La comisaría de policía local puede aconsejar sobre cómo documentar el robo de empleados e incluso dar consejos para las entrevistas. Mejor utilizar esta ayuda.

3. Entrevistar al empleado.

Cuando finalmente se tenga un caso hermético, lo mejor es llevar al empleado a una entrevista para confrontarlo con sus pruebas. Es mejor asegurarse de hacerlo cuando haya otras personas en la tienda y no avisar al empleado de antemano. Addams también tiene algunos consejos de entrevistas para compartir:

  • Preparar todo el papeleo por adelantado, incluyendo el papeleo de despido y, si es posible, el cheque final.
  • Mantener un testigo en la habitación. Típicamente otro gerente de tienda o persona de RRHH.
  • Comenzar la entrevista diciéndole al empleado que sólo desea revisar algunos procedimientos.
  • Aunque problablemente ya se sepa todo, no descartar enterarse de cosas adicionales. Usando varias tácticas, puede hacer que el empleado confiese crímenes que no se sabía que habían cometido.
  • Si va a procesar al empleado legalmente, llame a la policía después de que el empleado haya confesado, pero debe contiunarse la entrevista hasta que llegue la policía. Y debe tenerse en cuenta que el empleado tiene permiso legal para levantarse y salir de la reunión en cualquier momento, y no debe hacerse nada para impedir que lo haga.

4. Despedirlos.

A menos que el razonamiento del empleado para robar está en la línea de la razón de Jean Val Jean para robar pan en Les Miserables, tendrá que despedirse al empleado. (Y si la razón es tan noble como la de Jean Val Jean, debe investigar se qué puede hacer para ayudar al empleado a llegar a un lugar mejor en la vida. No es necesario que procese legalmente a su empleado, especialmente si el robo es marginal, pero no puede tenerse a nadie trabajando en quien no se confíe.